Prozesse verbessern

Prozesse beschreiben, steuern, weiterentwickeln

„Wir erledigen unsere Aufgaben eigentlich ganz gut. Die Ergebnisse stimmen. Aber ich weiß eigentlich gar nicht so genau, wie wir das machen.“ „Wir hatten letzte Woche Teamleitersitzung, und dabei ist uns aufgefallen, dass wir die Berechnung von Versorgungsansprüchen irgendwie alle anders machen“. „Eine neue Kollegin hat mich gefragt, was eigentlich Team 611 alles so macht. Ich konnte das gar nicht konkret sagen.“ „Der Bundesrechnungshof hat moniert, dass die Arbeitsschritte bei der Berechnung von Rückforderungen nicht nachvollziehbar seien.“ „Wir haben gemerkt, dass wir unseren eigenen Standard nicht halten können, dem Bürger einen Bescheid innerhalb von 10 Arbeitstagen zuzustellen. Und wir wissen ehrlich gesagt gar nicht, warum das nicht klappt.“

Diese und ähnliche Beschreibungen sind oftmals Ausgangspunkt, wenn wir von Organisationen gebeten werden, auf ihre Geschäftsprozesse zu schauen.

gfa | public unterstützt Organisationen dabei, Kern-, Stütz- und Steuerungsaufgaben zu identifizieren und die dahinter liegenden Arbeitsabläufe in Prozess-Diagrammen abzubilden. Wir bewerten, ob die Bearbeitungs- und Liegezeiten angemessen sind und an welchen Stellen Aufgaben ggf. in anderer Reihenfolge, parallel oder durch andere Personen/Einheiten wahrgenommen werden können. Alles mit klarem Ziel: Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen zu reduzieren. Dabei konzentrieren wir uns auf jene Prozesse, die oft durchlaufen und viel Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen. Denn hier liegen die Verbesserungspotenziale. Erst wenn die Geschäftsprozesse sauber beschrieben sind, können Dritte nachvollziehen, wie Ergebnisse zustande kommen; können Mitarbeiter/-innen wissen, welche konkreten Aktivitäten sie wann zu erbringen haben; kann eine Organisation ein Leistungsversprechen abgeben, in welchem Zeitraum ein bestimmtes Arbeitsergebnis vorliegen wird.

Wir arbeiten gemeinsam mit unseren Kunden daran, die Prozessoptimierungen in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu überführen, damit Lernfähigkeit als integraler Bestandteil der Organisation bei Mitarbeiter/-innen und Führungskräften verankert wird. Geschäftsprozesse zu managen ist kein Hexenwerk – aber es muss gemacht werden. Kontinuierlich. Für alle Organisationseinheiten.

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