Organisations­beratung

Öffentliche und gemeinnützige Organisationen sind als soziale Gebilde auf politisch vorgegebene Ziele ausgerichtet. Neben technischen und organisatorischen Strukturen und Prozessen werden sie geprägt durch ihre Kommunikations- und Verhaltensmuster, ihre Normen und Werte sowie interne und externe Machtkonstellationen. Die Summe dieser Faktoren macht Organisationsentwicklung zu einer komplexen Herausforderung, die wir gemeinsam mit Ihnen angehen, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Ganzheitliches Organisationsverständnis

Eine klare Vorstellung davon, wie ein so komplexes System wie eine Organisation funktioniert, ist Voraussetzung, um Verantwortung als Gutachterin und in der Organisationsentwicklung zu übernehmen. Wir wissen um die die relevanten Faktoren, die in den Blick genommen werden müssen, um die Funktionsweise der Organisation zu verstehen: Denn im Verstehen liegt der Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Weiterentwicklung.

Auf der Basis jahrelanger Erfahrung in der Organisationsberatung hat gfa | public ein ganzheitliches Organisationsverständnis entwickelt, um das komplexe Zusammenspiel einer Organisation erfassbar zu machen.

Im Zentrum steht die Leistungsfähigkeit, also die Frage nach den Ergebnissen, die eine Organisation beziehungsweise eine Organisationseinheit erzielen kann. Die Ergebnisse ergeben sich nach unserem Verständnis aus dem Zusammenspiel und den Wechselbeziehungen von Aufbau- und Ablauforganisation sowie aus der Organisationskultur. Die übergeordnete Koordination dieser Einflussfaktoren schließlich erfolgt durch die Steuerung.

Abbildung 1 stellt unser Organisationsverständnis dar:

Organisationsverständnis von gfa | public
Organisationsverständnis von gfa | public

Bei der Analyse einer Organisation hat gfa | public stets das Ziel, zu verstehen, wie die Organisation zu ihren Ergebnissen gelangt und was ihre Leistungsfähigkeit ausmacht. In der Regel bietet sich hier eine Analyse wesentlicher Ergebnis- und Prozesskennzahlen an. So gelangen wir zu einer ersten Einschätzung, ob die gewünschten Ergebnisse erreicht werden und an welchen Stellen sich Entwicklungsfelder aufzeigen. Je nachdem, welche Aspekte organisatorischer Qualität im Vordergrund stehen, richtet sich der Blick hierbei auf Fragen der Rechtmäßigkeit, der Effektivität oder der Effizienz.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Frage nach der Leistungsfähigkeit mit viel Sorgfalt beantwortet werden sollte: Leistungsfähig kann eine Organisation sein, wenn sie eine optimale Ablauf- und Aufbauorganisation und eine angemessene Organisationskultur hat. Diese Einflussfaktoren sind nicht unabhängig voneinander, sondern beeinflussen sich gegenseitig. So kann die Kooperationskultur als Teil der Unternehmenskultur eine gute Ablauforganisation begünstigen oder behindern, je nachdem, welche Art der Zusammenarbeit sich in der Praxis der Organisation etabliert hat.

Um das gesamte Potenzial einer Organisation analytisch erfassen zu können, müssen gesicherte Einschätzungen zum Status quo konsequent zu allen Bereichen vorgenommen werden. Ein singulärer Blick auf die Aufbau- oder die Ablauforganisation reicht nicht aus, wenn man die richtigen Hebel zur erfolgreichen Weiterentwicklung bedienen möchte.

Daher setzen wir uns konsequent mit Fragen zu allen Bereichen auseinandersetzen, so dass wir ein gesichertes Bild davon erhalten, warum der Status quo ist, wie er ist und welche Möglichkeiten zur Weitentwicklung am erfolgversprechendsten sind. Mit unserem Ansatz gelingt es uns, zielsicher den organisatorischen Faktor zu identifizieren, durch den das größte Weiterentwicklungspotenzial aktiviert werden kann.

Unsere Analyseeinheit: Die Aufgaben einer Organisation

Ausgangspunkt der Organisationsentwicklung sind für uns die Aufgaben, die eine Organisation zu erfüllen hat. Damit folgen wir einer klaren Logik: Aus den Zielen einer Organisation und den Strategien, die sie verfolgt, um diese zu erreichen, ergeben sich ihre Aufgaben. Damit eine Organisation maximal leistungsfähig ist, muss sie die Aufgaben optimal wahrnehmen können. Diese strategische Ausrichtung bestimmt die Ausgestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation sowie den Personal- und IT-Einsatz.

Organisationsberatung
Organisationsberatung

Mit diesem Grundverständnis orientieren wir uns am Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen des Bundesministeriums des Innern und des Bundesverwaltungsamtes. Die dargestellten Methoden und Vorgehen sind von den bundesdeutschen Rechnungshöfen anerkannt beziehungsweise sogar gefordert.

Das aufgabenorientierte Vorgehen hat den Vorteil, Vergleichbarkeit zwischen Organisationen beziehungsweise Organisationseinheiten herzustellen: Organisationen, die denselben (gesetzlichen) Auftrag verfolgen, können sich in ihren Strukturen und Prozessen stark unterscheiden. Weil die Aufgaben, die sie wahrnehmen, weitestgehend identisch sind, lassen sich hier Ansatzpunkte und Potenziale für Verbesserungen finden. 

Idealtypisch folgen diese Elemente hierarchisch aufeinander. Selbst wenn ressourcenbezogene, das heißt finanzielle oder zeitliche, Gründe entgegenstehen sollten: Es empfiehlt sich, diese Logik in der Praxis weitgehend einzuhalten, um nicht von einer Reorganisation in die nächste zu geraten.

Der richtige Zugang zu einzelnen Fragestellungen

In welcher Form nimmt eine Organisation ihre Aufgaben wahr? Wie sehen optimale Prozesse und Strukturen aus? Welche Anforderungen stellen sich an das Personal? Auf Basis unserer systematischen Betrachtung Ihrer Organisation oder einzelner Bereiche entwickeln wir Konzepte für die zukünftige Ausrichtung. Gemeinsam finden wir das Vorgehen, das für Ihre Ziele und Möglichkeiten funktioniert und Ihnen maximal belastbare Ergebnisse liefert. Unsere Organisationsuntersuchungen umfassen für jeden Organisationsaspekt unterschiedliche Leistungen:

Unser Organisationsverständnis mit Produkten und Leistungen
Unser Organisationsverständnis mit Produkten und Leistungen

Weiche Organisationsfaktoren gestalten: Kultur, Führung, Personal

Ebenso wichtig wie Aufgaben, Prozesse und Strukturen sind die weichen Organisationsfaktoren: Wie können Organisationen in Zeiten von Veränderung und während Anpassungs- und Restrukturierungsprozessen Fokussierung und Orientierung finden? An welchen Werten sollen sich Beschäftigte und Führungskräfte ausrichten und welche sollen Grundlagen ihres Handelns und ihres Umgangs untereinander sein? Welche Kompetenzen und Hilfsmittel benötigen Führungskräfte wie Beschäftigte?

Organisationskultur analysieren

Erfolg ist nicht nur eine Frage der Haltung, doch ohne die passende Einstellung werden Ihre Beschäftigten nicht im Sinne der Organisation agieren. Zunächst bedarf es einer klaren Positionierung der Leitungsebene selbst – als Anhaltspunkt für die Beschäftigten und für die Organisationsentwicklung. Wir analysieren Ihre Organisationskultur und helfen Ihnen bei der Weiterentwickelung, etwa durch Kulturanalysen, Leitbild- und (anschließende) Teamentwicklungsprozesse. Gemeinsam gestalten wir Projektdesigns, die sowohl die Partizipation der Beschäftigten als auch die Nachhaltigkeit der Veränderungen sicherstellen.

Führungsqualität vermitteln

Im Alltag oder im Veränderungsprozess – Ihre Führungskräfte haben eine zentrale Rolle: Sie geben Ziele und Haltung vor und halten nach, ob und wie diese verfolgt und gelebt werden. Weil die herausfordernde Führungsaufgabe gelernt sein will, erstellen wir Anforderungs- und Stellenprofile für Führungskräfte und Projektleiter und organisieren Trainings und Prozessbegleitung. Im Vordergrund steht dabei die systematische Ausrichtung von Instrumenten der Führung – wie etwa Fachaufsichtskonzepte, Führungsbilder oder Teamcards – auf die konkreten Aufgaben im Alltag: von der Aufgabenverteilung über die Entwicklung des Personals und das Stiften von Identifikation – bis hin zu Entscheidungen und der Vermittlung zwischen den Hierarchieebenen.

Personal entwickeln

Die Beschäftigten einer Organisation und ihre Qualifikationen entscheiden über die Qualität öffentlicher Leistungen. Ob im Zuge organisatorischer Veränderungen oder im Rahmen regulärer Personalentwicklung: Wir bereiten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf bevorstehende Aufgaben vor. Dabei setzen wir auf die Stärkung des Teams (etwa durch Teamentwicklungsprozesse) und individueller Kompetenzen (z. B. mithilfe von Workshops oder Trainings). Mit Leitfäden oder Arbeitshilfen für die betroffenen Schnittstellen und Organisationsbereiche bieten wir geeignete unterstützende Instrumente.

An Qualität arbeiten

Qualität in öffentlichen Organisationen bedeutet, den gesetzlichen Auftrag unter den Rahmenbedingungen vor Ort rechtmäßig, wirtschaftlich und wirksam zu erbringen.

Qualitätsarbeit ist die operative Umsetzung dieser Qualität, also die systematische und prospektive Arbeit an den Prozessen und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation. Qualitätsarbeit blickt über den Alltag hinaus, erstellt Prognosen über den geeigneten Weg und vermag Risiken zu erkennen, die sonst im Verborgenen bleiben. Durch Qualitätsarbeit können Organisationen eine zielgerichtete gemeinsame Vision des guten Managements erarbeiten. Erwartungen und Bedürfnisse aller Beteiligten – insbesondere der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sollten einfließen, um einen bestmöglichen Ausgleich zu erzielen.

Mit dem partizipativen Instrumentarium der aufgabenorientierten Qualitätsarbeit hat gfa | public einen eigenen Zugang zu Fragen der Qualität erarbeitet. Wir unterstützen Organisationen dabei, die Wahrnehmung von Kern-, Stütz- und Steuerungsaufgaben kontinuierlich zu verbessern. So wird Qualität im Arbeitsalltag für alle Beteiligten greifbar und als natürliche Folge einer lernenden Organisation erlebt.